Un programa 5S
es un proyecto que tiene como objetivo conseguir ambientes de trabajo limpios y
ordenados que promuevan una mayor productividad,
a través de una mayor eficiencia,
con efecto en la reducción de los costos.
La metodología 5S es la herramienta que se aplica dentro de Sistema de Producción Toyota TPS o Lean Manufacturing justo después de elaborar el Mapeo de cadena de valor de los procesos
VSM y en paralelo a la implementación de sistemas de trabajo flexibles de los procesos.
Como todo proyecto, implica que deben cumplirse los hitos
necesarios para culminar con una implementación exitosa. En este sentido, es necesario ejecutar los
siguientes pasos:
1. Conseguir el compromiso de la Dirección: Se debe
conseguir la aprobación y compromiso de la alta dirección (propietarios,
directores, gerentes) en virtud que se requerirán recursos que serán asignados
por dichos niveles directivos.
Adicionalmente, para la implementación de cualquier nuevo sistema de
gestión o metodología, la participación y liderazgo en el seguimiento de la
ejecución y resultados por parte de la Dirección es clave para la
sostenibilidad del programa en el tiempo.
2. Elegir el área de inicio del programa: La organización debe dividir el
programa por áreas y definir en cual se comenzará el proceso. Es importante
escoger un área emblemática de la organización y en la que se prevea buenas
posibilidades de éxito, ya que ésta se convertirá en el área modelo de las
otras unidades.
3. Informar a todas las áreas el inicio del programa: De esta
forma, todos los posibles involucrados estarán atentos a los cambios, al
cronograma de implementación además de ir levantando información clave para el
momento en que les corresponda aplicar el programa 5s.
4. Definir los problemas a resolver: Como se
indicó al inicio, la aplicación de la metodología tiene como objetivo conseguir
ambientes de trabajo limpios y ordenados, por ello definir cuál es el problema
más importante que se espera resolver y establecer los indicadores y mecanismos
que permitirán medir los avances.
5. Definir los equipos de mejora: Conseguir los
promotores por área y quienes acompañarán al equipo líder en la ejecución de
las acciones.
6. Formar a los equipos seleccionados en la metodología 5s: En esta
fase se debe preparar al personal en la metodología y herramientas específicas
que se utilizarán en la implementación.
7. Crear el registro de acciones tomadas: Incluye
desde las imágenes y videos del antes y el después, y el registro de los datos
relativos a los indicadores que se hayan definido para hacer el seguimiento de
los resultados tanto de la propia implementación como de sus efectos en los indicadores claves de rendimiento (KPI’s) del proceso.
8. Seguimiento del problema y visualización de mejoras: Preparar resúmenes
que presenten el impacto de las acciones en los problemas indicados en el paso
4 y como se observan las mejoras al proceso.
Estos resúmenes son los que se difunden a la organización y se presentan
a la Dirección.
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