Manejo y control de Inventarios

Manejo y control de inventarios.

El inventario

El inventario es la forma de activo que rota más lentamente. Es decir, es dinero en espera de ser convertido en cuentas por cobrar, o en valor agregado a través de los procesos productivos y de prestación de servicios. Es el que más tarda en convertirse en efectivo. Por ello, desde el punto de vista financiero, el inventario debe ser óptimo, o lo que es lo mismo, lo mínimo necesario para que la organización funcione eficientemente y eficazmente. No en vano, hay innumerables  técnicas y metodologías para el estudio del manejo y control del inventario, entre las que se podrían nombrar el Justo a Tiempo, el punto mínimo de re-orden, mínimos y máximos de inventario, el tamaño  económico de lote, y por supuesto todos los desarrollos de sistemas informáticos para facilitar el control del inventario, entre muchos otros elementos que lo caracterizan y regulan.  Es importante no disponer de exceso de inventario, ya que sus consecuencias logísticas y financieras pueden tener un importante impacto en la estabilidad de la organización. 

Manejo del inventario

¿No se ha encontrado alguna organización que por aprovechar un precio muy económico de un lote muy grande de un producto o insumo cualquiera, se ha encontrado con el inconveniente de no tener donde almacenarlo, o se ha quedado sin efectivo para cubrir necesidades que eran más inmediatas que la propia necesidad de  los productos comprados? ¿O que por aprovechar una oferta tentadora, sin hacer una revisión de la planificación, hayan caído en obsolescencia o vencimiento de un material o insumo comprado en abundancia?  En ambos casos, la falta de planificación es evidente.

Manejar el inventario implica un costo. Estos costos están relacionados con aspectos como el personal que debe manejarlo y controlarlo, equipos necesarios, disponibilidad de espacios para el almacenamiento, adecuación de estos espacios para que  dichos inventarios puedan ser almacenados en condiciones adecuadas. Cada empaque que pasa en el almacén más tiempo del previsto, genera además una consecuencia financiera derivada del hecho de no haber utilizado ese recurso en alguna otra necesidad prioritaria de la organización.

Control del inventario

Si el inventario es dinero, entonces debe ser adecuadamente resguardado.  Las tomas físicas diarias para la comprobación del rigor de la información sobre el inventario en función a su rotación y valor, son fundamentales para realizar un correcto control de pérdidas y gestión del riesgo de manejo de inventarios.  Luego las metodologías para toma física anual de la totalidad del inventario y los ajustes debidamente justificados a la data electrónica, certifican la precisión y seguridad de la información suministrada por el sistema de gestión del inventario.

Sistemas de gestión del inventario.

Lo anterior lleva entonces a que un sistema de inventario que recibe la información oportuna y adecuada, arrojará reportes precisos y seguros. Existen muchas alternativas en cuanto a sistemas de información para el control de inventarios. Y la adopción de uno u otro está generalmente asociado al tamaño de la organización que lo adquiere, sus necesidades particulares de integración con otros módulos de la empresa,  cuanto es el capital que tiene disponible para la compra o domiciliación  del sistema, entre otros.  Sea cual  sea la decisión, la parametrización adaptada a las operaciones y forma de organización de la empresa, la formación conveniente y apropiada al personal que debe operarlo, el convencimiento de la gerencia de que todas los movimientos del inventario deben realizarse por el sistema, y el diseño y adopción de procedimientos adecuados de recepción y entrega de materiales y tomas físicas (incluyendo herramientas como códigos de barras y sistemas biométricos), aun cuando ello implique que tarde un poco más que por los métodos informales, es lo que hará que en cualquier momento la alta dirección y los mandos medios puedan tomar decisiones eficaces sobre la base de datos actualizados en línea.

Muchas organizaciones grandes y pequeñas caen en la tentación de arrancar el uso de sus sistemas en paralelo, más allá de la fase de pruebas. Y esto es un error básico. Una vez que el sistema entra en modo productivo, la alta dirección no se puede permitir el desliz de utilizar herramientas manuales, llevando inventarios paralelos.  Es el momento de apostar por el sistema y exigir que esté permanente cargado de información fidedigna. Sólo así podrá llevar  el control en línea de su organización.

Los inventarios y los sistemas de gestión de calidad

Para un sistema de gestión de calidad, un inventario bien manejado y controlado garantiza que se dispone de los insumos necesarios para atender la necesidad del cliente en el momento que lo requiera, el personal de mantenimiento dispone de stocks óptimos para coadyuvar en el confiable  funcionamiento de los equipos y la previsión de los recursos que requieren los clientes internos para realizar sus actividades sin inconvenientes está garantizada. Para los sistemas de gestión de seguridad y salud, un buen manejo del inventario está asociado a temas como garantizar la integridad mecánica de los equipos a través del mantenimiento pertinente planificado y ejecutado, entregar oportunamente los implementos y equipos de seguridad que requiere el trabajador en su labor diaria, mantener un adecuado almacenamiento de sustancias peligrosas de acuerdo a sus hojas de seguridad, entre otros.

Finalmente, cuando el Inventario puede ser monitoreado de manera diaria, las funciones del resto de la cadena de suministro (de las cuales los almacenes forman parte) se facilitan.  La planificación de la producción se hace con mayores niveles de certidumbre al conocer con exactitud que disponibilidad tiene en los almacenes, la función de compras puede optimizar el uso del recurso financiero cruzando las  necesidades de producto con los stocks disponibles, la función de almacén puede optimizar sus espacios de manera que disminuye sus costos de manejo y la función de despacho puede ser más eficiente y eficaz en cada entrega. 

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